Introductie en begrippen

Deze handleiding beschrijft het complete proces van productbeheer in het Inventus CMS: van attributen en terms (het fundament), via een simpel product, tot een variabel product met variaties. Ook bulkbeheer via Excel komt aan bod: producten en variaties importeren, exporteren en bijwerken. Na het doorlopen weet je hoe je producten correct aanmaakt, waarom de volgorde van de stappen belangrijk is en welke valkuilen je vermijdt.

De samenhang: een attribuut (bijvoorbeeld Kleur) beheer je centraal en bevat terms (Rood, Blauw, Groen). Een variabel product (T-shirt) gebruikt dat attribuut, waarna elke variatie (T-shirt Rood / M) per attribuut precies één term krijgt — met een eigen SKU, prijs en voorraad.

Attributen & terms — het fundament

Locatie: E-commerce → Productattributen

Attributen en hun terms zijn centraal beheerde gegevens: je maakt ze één keer aan en gebruikt ze daarna bij al je producten. Ze vervullen drie functies tegelijk:

1. Variaties — ze bepalen op welke eigenschap uitvoeringen verschillen (Kleur, Maat, Inhoud).
2. Filters — bezoekers kunnen op categoriepagina's filteren op attribuutwaarden.
3. Productspecificaties — op de productpagina worden gekoppelde attributen als eigenschappen getoond, óók bij simpele producten.

Attributen zijn dus niet alleen voor variabele producten. Koppel ook aan simpele producten de relevante attributen (bijvoorbeeld Materiaal of Merk) — zo doen ze mee in de filters en wordt je assortiment beter doorzoekbaar.

Attribuut met terms aanmaken

1. Open Productattributen en klik op Productattribuut aanmaken.
2. Geef het attribuut een naam (bijvoorbeeld Kleur) en kies de sortering van de terms (menuvolgorde, naam, …).
3. Voeg de terms toe (Rood, Blauw, …).
4. Herhaal dit voor elk attribuut.

Drie regels voor veilig beheer

Deze regels voorkomen de meest kostbare fouten:

1. Toevoegen en hernoemen is altijd veilig. Een nieuwe term aanmaken of een bestaande hernoemen maakt niets kapot — alle koppelingen blijven intact, alleen de getoonde naam verandert.
2. Verwijder nooit een term (of attribuut) die nog in gebruik is. Producten en variaties verwijzen intern naar de term. Verwijder je een gebruikte term, dan raken productpagina's onbereikbaar en verdwijnen keuzeopties.
3. Eén term per attribuut per variatie. Een variatie heeft per variatie-attribuut precies één waarde (een T-shirt-variatie is Rood óf Blauw, nooit beide). Waarde wijzigen = eerst de oude weghalen, dan de nieuwe koppelen — nooit "erbij" zetten.

Een simpel product aanmaken

Locatie: E-commerce → Producten → Product aanmaken

De verplichte velden

Velden met een rood sterretje * zijn verplicht. De meeste hebben al een standaardwaarde — in de praktijk hoef je alleen Productnaam en Artikelnummer (SKU) in te vullen om te kunnen opslaan.

Status en zichtbaarheid

De webshop toont uitsluitend producten met status Gepubliceerd. Concept en Privé zijn voor de bezoeker allebei onzichtbaar; het verschil is administratief — zo zie je in het beheer in één oogopslag wat "nog niet af" is (Concept) en wat "bewust uit" staat (Privé).

De Productzichtbaarheid bepaalt wáár een gepubliceerd product opduikt:

Verborgen is handig voor producten die je alleen via een directe link wilt aanbieden — denk aan een actieproduct in je nieuwsbrief.

De schakelaar Uitgelicht product (rechtsboven in het formulier) zet het product in de uitgelicht-sectie op de homepage. Het heeft verder geen effect op categorieën of zoekresultaten.

Voorraad en nabestellingen

Op het tabblad Voorraad vind je:

• Voorraadstatus — bepaalt de beschikbaarheid als je géén voorraadaantallen bijhoudt: Op voorraad, In nabestelling (bestelbaar met de melding "Op nabestelling", eventueel met verwachte leverdatum) of Niet op voorraad.
• Voorraad beheren — zet dit aan om met aantallen te werken; het voorraadaantal is dan verplicht.
• Nabestellingen (backorders) — wat er gebeurt als de voorraad op 0 staat:

Categorieën en attributen koppelen

In het blok Productrelaties koppel je de categorieën:

• Hoofdcategorie — de primaire categorie van het product. Deze bepaalt het kruimelpad (breadcrumbs) op de productpagina, wordt gebruikt als primaire categorie in productfeeds en is beschikbaar als SEO-placeholder (zie paragraaf 3.5).
• Extra categorieën — alle overige categorieën waarin het product vindbaar moet zijn.

Koppel daarna de attributen — óók bij een simpel product. Onderaan de productpagina, tabblad Attributen → Attribuut aanmaken:

1. Kies het attribuut — het centraal aangemaakte attribuut, bijvoorbeeld Materiaal.
2. Kies de termen — op het tabblad Productattribuut termen selecteer je welke waarden voor dit product gelden.
3. Zichtbaarheid — laat Zichtbaar op productdetail aan als de eigenschap op de productpagina getoond moet worden.
4. Variatie-schakelaar uit — de schakelaar Gebruik attribuut voor variaties blijft bij een simpel product uit.

Zo doet het product mee in de categoriefilters en toont de productpagina de specificaties.

SEO en feed

Op het tabblad SEO vul je de metatitel en metaomschrijving in (voor zoekmachines), de robots-instructie (standaard index, follow) en eventueel een canonieke URL. In de metatitel en -omschrijving kun je placeholders gebruiken die automatisch worden ingevuld:

Voorbeeld: %%name%% kopen? Vanaf %%price_min%% | %%company_name%%

Op het tabblad Feed staan velden voor productfeeds zoals Google Shopping: EAN, MPN, staat (nieuw/gebruikt), kleur, materiaal, custom labels, enzovoort. Speciaal aandachtspunt is de Google-productcategorie: die moet uit de vaste Google-taxonomie komen. De volledige lijst met toegestane waarden vind je op support.google.com/merchants/answer/6324436 (downloadbaar als tekstbestand, ook in het Nederlands). Je kunt het ID of het volledige pad invullen, bijvoorbeeld Voedsel, dranken en tabak > Voedingsmiddelen > Noten & zaden.

Vul tot slot in Productcontent de korte en volledige omschrijving, koppel in Productrelaties de afbeeldingen (de eerste/hoofdafbeelding is wat in lijsten getoond wordt) en klik op Aanmaken.

Een variabel product met variaties

Een variabel product bestaat in meerdere uitvoeringen, elk met een eigen SKU, prijs en voorraad. De volgorde van deze vier stappen is belangrijk.

1. Maak de attributen en terms centraal aan. Zorg dat het attribuut (bijvoorbeeld Kleur) met alle benodigde terms (Rood, Blauw, …) bestaat onder E-commerce → Productattributen, vóór je het product configureert (zie hoofdstuk 2).
2. Maak het product aan als "Variabel". Maak het product aan zoals in hoofdstuk 3, maar zet Producttype op Variabel. De tabbladen Prijzen en Voorraad verdwijnen dan uit het hoofdformulier: prijs en voorraad stel je straks per variatie in. Er verschijnt een veld Variatie-weergave (keuzelijst, knoppen of tabel). Sla het product op.
3. Koppel de attributen en markeer ze voor variaties. Tabblad Attributen → Attribuut aanmaken: kies het attribuut, selecteer op het tabblad Productattribuut termen welke terms voor dít product gelden, en zet — heel belangrijk — de schakelaar "Gebruik attribuut voor variaties" aan. Herhaal dit voor elk variatie-attribuut (bijvoorbeeld Kleur én Maat).
4. Maak de variaties aan. Tabblad Variaties → Variatie aanmaken. Kies per variatie onder Variatie attribuut combinatie per attribuut precies één term (bijvoorbeeld Kleur = Rood, Maat = M), vul op het tabblad Voorraad een unieke SKU in (verplicht) en de voorraad, en op het tabblad Prijzen de prijs (exclusief BTW). Optioneel: een eigen afbeelding, gewicht/afmetingen en feedvelden.

Een T-shirt in 2 kleuren × 2 maten = 4 variaties, elk met een eigen SKU.

Producten importeren & exporteren

Met de import-/exportfunctie beheer je je volledige assortiment in één Excel-bestand: je exporteert je huidige producten, past ze aan of vult ze aan in Excel, en zet ze weer terug in de webshop. Dat is vooral handig bij grotere aantallen producten of bulkwijzigingen.

Zo werkt het

1. Exporteer eerst. Ga naar E-commerce → Producten, vink de producten aan (of selecteer alles) en kies onder Acties openen voor Producten exporteren (XLS). Je krijgt een Excel-bestand met alle juiste kolomkoppen — dat is je vertrekpunt, ook als je nieuwe producten wilt toevoegen.
2. Vul of wijzig het bestand in Excel: één rij per product.
3. Zet het bestand terug met de blauwe knop Producten importeren (voor nieuwe producten) of de oranje knop Producten mergen (voor het bijwerken van bestaande producten).

Onthoud: importeren = toevoegen, mergen = bijwerken. Afgezien van dat verschil is het gedrag van mergen identiek aan importeren: categorieën, tags, attributen, afbeeldingen en vertalingen worden op dezelfde manier verwerkt. Beide draaien op de achtergrond en je krijgt achteraf een rapport (zie paragraaf 5.4).

Het bestand vullen

Het bestand heeft één kopregel met de kolomnamen en daaronder één rij per product. De volgorde van de kolommen maakt niet uit — het systeem herkent ze aan de kopnaam. En je hoeft lang niet alles te vullen: op de SKU na is elke kolom optioneel. Begin klein met de basiskolommen en breid later uit.

De kolommen

De belangrijkste kolommen op een rij. De betekenis van de waarden (status, zichtbaarheid, nabestellingen, …) vind je in hoofdstuk 3 — het zijn dezelfde velden als in het beheer.

Uitvoeren en het rapport

1. Open de productenlijst — E-commerce → Producten.
2. Kies de actie — klik op Producten importeren (nieuw) of Producten mergen (bestaand bijwerken). Het venster vermeldt zelf welk gedrag je kunt verwachten.
3. Upload het bestand — sleep je Excel-bestand in het uploadvak of klik op Bladeren. Optioneel zet je een vertaaloptie aan (DeepL of OpenAI) om nieuwe teksten automatisch te laten vertalen.
4. Verzenden — de verwerking start op de achtergrond; je kunt gewoon doorwerken.

Zodra de verwerking klaar is, krijg je een notificatie met de aantallen: hoeveel rijen zijn aangemaakt (import) of bijgewerkt (merge), hoeveel er zijn overgeslagen (bestaande SKU bij import, onbekende SKU bij merge) en hoeveel fouten er waren. Bij meer dan vijftig overgeslagen of foute rijen bevat de notificatie een downloadbaar Excel-rapport met per rij het regelnummer, de SKU en de reden — zo corrigeer je gericht en bied je het bestand opnieuw aan.

Variaties importeren & exporteren

Variaties beheer je in een apart bestand, naast het productbestand (exporteren doe je via Acties openen → Variaties exporteren (XLS)). De basisprincipes zijn hetzelfde als in hoofdstuk 5 — exporteren als vertrekpunt, importeren versus mergen, lege cellen, prijzen exclusief BTW. Hieronder lees je wat er bij variaties extra bij komt kijken.

Het verschil met simpele producten:

• Er zijn twee verplichte kolommen in plaats van één: sku (de variatie zelf) én parent_sku (het hoofdproduct).
• Attribuutkolommen bepalen welke uitvoering een rij is (bijv. Kleur = Rood, Maat = M).
• Prijs en voorraad staan per variatie, niet op het hoofdproduct.

De attribuutkolommen: het hart van variaties

Een variatie geeft per attribuut één waarde (term) op. De kolomkop heeft de vorm attribute:Naam, de cel bevat de term:

• Kolomkop attribute:Kleur, cel Rood → deze variatie is de kleur Rood.
• Meerdere attributen = meerdere kolommen, bijvoorbeeld attribute:Kleur én attribute:Maat.
• Eén waarde per cel. Dus niet Rood | Blauw in één cel — dat zijn twee aparte variaties en dus twee rijen. Dit is dezelfde regel als in hoofdstuk 2: één term per attribuut per variatie.

Zo ziet dat eruit voor een T-shirt in 2 kleuren × 2 maten (het hoofdproduct met SKU TSHIRT bestaat al):

Na de import heeft het T-shirt de attributen Kleur (Rood, Blauw) en Maat (M, L), en vier variaties met elk een eigen prijs en voorraad.

Prijs, voorraad en overige kolommen

Uitvoeren en het rapport

Het uploaden werkt precies zoals bij producten: E-commerce → Producten → Variaties importeren (nieuw) of Variaties mergen (bestaand bijwerken; een variatie wordt herkend op de combinatie van sku én parent_sku). Ook hier draait de verwerking op de achtergrond en krijg je een rapport.

Meldingen die je specifiek bij variaties kunt tegenkomen:

• "Geen hoofdproduct gevonden" — de parent_sku bestaat niet, of het hoofdproduct is nog niet aangemaakt.
• Ontbrekende sku- of parent_sku-kolom — de hele import stopt, omdat niet duidelijk is om welke variatie of welk hoofdproduct het gaat.
• Meerdere overeenkomsten — komt bij een merge dezelfde sku + parent_sku meermaals voor, dan wordt alleen de eerste bijgewerkt (met een waarschuwing).

Veelgemaakte fouten

Tot slot: de fouten die we in de praktijk het vaakst voorbij zien komen — en hoe je ze voorkomt.