Introductie

Met de offertefunctie van het Inventus CMS geef je klanten de mogelijkheid om, in plaats van direct te bestellen, eerst een offerte aan te vragen. Dat is vooral waardevol bij B2B-trajecten, bij maatwerkprijzen en bij bestellingen met grotere aantallen — situaties waarin je eerst een passend voorstel wilt doen voordat de klant afrekent.

Het complete proces in vogelvlucht:

1. De klant vraagt aan. Vanuit de winkelwagen dient de klant een offerteaanvraag in, zonder te betalen.
2. Jij beoordeelt en stuurt een voorstel. Je opent de aanvraag in het beheer, past waar nodig regels en prijzen aan en verstuurt het voorstel naar de klant.
3. De klant accepteert of wijst af. Accepteert de klant, dan betaalt hij direct online en wordt de offerte automatisch een bestelling met factuur. Wijst hij af, dan zie je dat terug in de status.

Na het doorlopen van deze handleiding weet je hoe je de offertefunctie instelt — vanaf welk bedrag een aanvraag mag en welke tekst er op de productpagina staat — hoe een aanvraag binnenkomt, hoe je hem beoordeelt en aanpast, hoe je het voorstel verstuurt en wat de klant vervolgens ziet en kan doen.

De offerte-instellingen

Twee instellingen bepalen hoe de offertefunctie zich in je webshop gedraagt: vanaf welk bedrag een klant een offerte mag aanvragen, en welke tekst er op de productpagina bij de offerteknop staat. Beide vind je onder CMS → Instellingen.

De minimale offertewaarde

Je kunt instellen dat een offerteaanvraag pas mogelijk is vanaf een bepaald bedrag. Zo voorkom je aanvragen voor kleine orders die de klant net zo goed direct kan bestellen. Deze instelling geldt voor de hele webshop — één waarde, dus niet per taal of per land.

1. Ga naar CMS → Instellingen en open de instelling met taal Webshop breed en type Offerte instellingen. Bestaat die nog niet, klik dan op Instelling aanmaken, kies bij Taal de optie Webshop breed en bij Type de optie Offerte instellingen.
2. Vul de minimale waarde in bij Minimale waarde voor offerte.
3. Kies of de btw meetelt met de schakelaar Inclusief BTW. Staat die aan, dan wordt het bedrag inclusief btw met de drempel vergeleken; staat hij uit, dan het bedrag exclusief btw.
4. Sla op. De wijziging is direct actief in de webshop.

Wil je geen drempel, vul dan 0 in: elke winkelwagen komt dan in aanmerking. Bestaat de instelling helemaal niet, dan geldt er ook geen drempel.

Het offerteblok op de productpagina

Onder de winkelwagenknop op een productpagina kun je een blok tonen dat de klant op de offertemogelijkheid wijst: een titel, een korte tekst en een knop. De knop werkt hetzelfde als de gewone winkelwagenknop — het product gaat in de winkelwagen, van waaruit de klant de aanvraag afrondt.

1. Ga naar CMS → Instellingen en open de instelling met type Offerte blok productpagina in de gewenste taal, of maak hem aan.
2. Vul de titel in bij Titel offerte-blok (productpagina), bijvoorbeeld "Offerte aanvragen?".
3. Schrijf de tekst bij Tekst offerte-blok (productpagina). Houd het kort: twee of drie zinnen die uitleggen wanneer een offerte zinvol is.
4. Sla op en controleer het resultaat op een productpagina.

Hoe de klant een offerte aanvraagt

De aanvraag begint in de webshop, bij de klant. In de winkelwagen staat naast de knop Bestelling afronden een tweede knop: Offerte aanvragen. De klant vult zijn winkelwagen dus gewoon zoals bij een normale bestelling, maar kiest aan het einde voor een offerte in plaats van een directe aankoop.

Heb je een minimale offertewaarde ingesteld (zie paragraaf 2.1), dan verschijnen deze knoppen pas zodra de winkelwagen dat bedrag haalt. Wat de klant daaronder ziet, staat in paragraaf 3.1.

Na een klik op Offerte aanvragen doorloopt de klant een aangepaste checkout:

1. Gegevens invullen. De klant vult zijn naam-, adres- en contactgegevens in, net als bij een gewone bestelling.
2. Verzendkeuze maken. De klant kiest de gewenste verzendmethode.
3. Aanvraag versturen. Er is géén betaalstap — de klant rekent op dit moment niets af, maar dient alleen de aanvraag in.

Na het versturen ziet de klant een bevestigingspagina met een aanvraagnummer. Met dat nummer kan de klant later naar de aanvraag verwijzen.

Onder de drempel: wat de klant ziet

Heb je een minimale offertewaarde ingesteld en blijft de winkelwagen daaronder, dan verdwijnen de offerteknoppen en verschijnt in plaats daarvan een melding met het bedrag dat er nog bij moet. De klant kan wél gewoon direct bestellen; dat staat er expliciet bij.

Dezelfde regel geldt in de minicart in de header, met een kortere formulering. Zo ziet de klant het al voordat hij naar de winkelwagen gaat.

Zodra het totaal de drempel haalt, verschijnen de knoppen vanzelf weer en verdwijnt de melding.

De aanvraag in het beheer

Locatie: E-commerce → Bestellingen & Offertes

Nieuwe aanvragen verschijnen in het overzicht Bestellingen & Offertes, tussen de gewone bestellingen. Je herkent ze aan het type Offerte en de status Offerte aanvraag.

De offerte openen en aanpassen

Je opent een offerte op dezelfde manier als een bestelling. Je ziet de gegevens van de klant, de gekozen verzendmethode en de aangevraagde producten als offerteregels. Dit is hét moment om het voorstel passend te maken:

1. Open de offerte vanuit het overzicht Bestellingen & Offertes.
2. Controleer de regels. Bekijk welke producten en aantallen de klant heeft aangevraagd.
3. Pas aan waar nodig. Je kunt regels en prijzen aanpassen — bijvoorbeeld een maatwerkprijs of staffelkorting voor grotere aantallen. Ook aantallen wijzigen of regels toevoegen en verwijderen kan hier.
4. Sla de wijzigingen op.

Een offerte-PDF genereren

Wil je de offerte als document, bijvoorbeeld om intern af te stemmen of aan de klant mee te sturen? Gebruik dan de actie Proforma / offerte op de offertepagina. Daarmee genereer je een offerte-PDF met de actuele regels en prijzen.

Het voorstel versturen

Is het voorstel compleet — regels gecontroleerd, prijzen aangepast — dan verstuur je het naar de klant via de status:

1. Zet de status op "Offerte voorstel verstuurd". Bovenin de offertepagina staan toggle-knoppen voor de status; kies daar Offerte voorstel verstuurd.
2. Sla op. Bij het opslaan ontvangt de klant automatisch een e-mail met een beveiligde link naar het voorstel.

Meer hoef je niet te doen: de e-mail en de voorstelpagina worden automatisch gegenereerd. De klant bekijkt het voorstel via de link en beslist zelf — accepteren en betalen, of afwijzen (zie hoofdstuk 5).

Wat de klant ziet: de voorstelpagina

De beveiligde link uit de e-mail brengt de klant naar de pagina "Ons voorstel". Daar ziet de klant:

• de factuur- en verzendgegevens zoals die bij de aanvraag zijn ingevuld;
• de offerteregels en totalen — inclusief de prijzen zoals jij ze in het voorstel hebt gezet;
• de beschikbare betaalmethoden;
• twee knoppen: Voorstel accepteren en betalen en Voorstel afwijzen.

Accepteren en betalen

Kiest de klant voor Voorstel accepteren en betalen, dan gaat hij direct naar de betaalomgeving en rekent daar het voorstelbedrag af. Na een geslaagde betaling gebeurt de rest automatisch:

• de offerte wordt omgezet naar een bestelling;
• er wordt een factuurnummer toegekend;
• de bestelling krijgt de status In behandeling.

Vanaf dat moment verwerk je de bestelling zoals elke andere bestelling in je webshop — je hoeft niets meer handmatig om te zetten.

Afwijzen

Kiest de klant voor Voorstel afwijzen, dan volgt eerst een bevestigingsvraag, zodat een verkeerde klik geen gevolgen heeft. Bevestigt de klant de afwijzing, dan krijgt de offerte de status Offerte voorstel afgewezen. Dat zie je direct terug in het overzicht Bestellingen & Offertes.

Statussenoverzicht

Een offerte doorloopt de volgende statussen, van aanvraag tot afronding:

Kort samengevat: Offerte aanvraag → Offerte voorstel verstuurd → In behandeling (na betaling, als bestelling) óf Offerte voorstel afgewezen.

Tips