Je webshop verstuurt automatisch e-mails: een bevestiging na een bestelling, een
offerteaanbieding, een creditnota. Met de module E-mailsjablonen bepaal je zelf het onderwerp
en de inhoud van die e-mails, in het Nederlands, Engels en Duits, zonder dat er een
programmeur aan te pas komt.
Locatie: CMS → E-mailsjablonen
In het overzicht zie je alle e-mailsoorten die je hebt ingericht. Per regel staat het
E-mailtype, of hij Ingeschakeld is, naar welk e-mailadres hij eventueel wordt
overschreven en wanneer hij voor het laatst is bijgewerkt. Je kunt filteren op type en op
ingeschakeld, en zoeken op naam. Rechtsboven maak je met Email template aanmaken een
nieuwe aan.
Eigen tekst of standaardtekst
Elke e-mailsoort heeft een schakelaar Ingeschakeld. Die bepaalt welke tekst wordt
verstuurd:
Ingeschakeld aan — jouw eigen onderwerp en inhoud worden gebruikt.
Ingeschakeld uit — de webshop valt terug op de ingebouwde standaardtekst. De
e-mail wordt dus nog steeds verstuurd, alleen met de standaardinhoud.
Goed om te weten
Zolang je voor een e-mailsoort nog geen template hebt aangemaakt, gebruikt de webshop de
standaardtekst. Je kunt dus rustig één e-mail tegelijk aanpassen: de rest blijft ondertussen
gewoon werken. Bij een nieuwe template staat de schakelaar Ingeschakeld standaard aan — zet
hem uit zolang je nog aan het opstellen bent.
Let op bij een onvolledige template
Ontbreekt de tekst voor een bepaalde taal, dan valt de webshop voor díé taal terug op de
standaardtekst. Je e-mail ziet er dan per taal anders uit. Vul dus bij voorkeur alle drie de
talen in.
Welke e-mails je kunt aanpassen
Je kunt de volgende e-mails beheren. "Klant" gaat naar de klant, "Beheerder" is een interne
melding.
De beschikbare e-mailsoorten
E-mailsoort
Wanneer verstuurd
Naar
Bestelling in behandeling
Direct na het plaatsen van een bestelling
Klant
Bestelling voltooid
Als de bestelling is afgerond of verzonden
Klant
Bestelling geannuleerd
Als een bestelling wordt geannuleerd
Klant
Bestelling in wacht
Als de betaling nog uitstaat
Klant
Betaling in behandeling
Herinnering bij een openstaande betaling
Klant
Offerte aanvraag
Bevestiging na een offerteaanvraag
Klant
Offerte aanbieding
Als je de offerte naar de klant stuurt
Klant
Credit nota
Bij een gehele of gedeeltelijke terugbetaling
Klant
Herroepingsbevestiging
Direct nadat de klant een herroeping indient
Klant
Herroeping goedgekeurd
Als je de herroeping accepteert
Klant
Herroeping afgewezen
Als je de herroeping afwijst
Klant
Bestelling in behandeling
Zodra er een bestelling binnenkomt
Beheerder
Bestelling in wacht
Bestelling met een openstaande betaling
Beheerder
Offerte aanvraag
Zodra er een offerteaanvraag binnenkomt
Beheerder
Offerte afgewezen
Als een klant een offerte afwijst
Beheerder
Herroepingsaanvraag
Zodra er een herroeping binnenkomt
Beheerder
Elke soort kan maar één keer bestaan. Zodra je een soort hebt aangemaakt, verdwijnt hij uit de
keuzelijst voor nieuwe templates.
Goed om te weten
De vier herroepings-e-mails horen bij de herroepingsfunctie. Werkt jouw webshop daar niet mee,
dan kun je ze gewoon laten staan. Hoe de herroepingsfunctie zelf werkt staat in de handleiding
Herroepingen.
Stap voor stap: een e-mail aanpassen
Open of maak de template. Klik in de lijst op een bestaande e-mailsoort om
die te bewerken, of maak een nieuwe aan en kies bovenaan het E-mailtype. Dat type kun je
na het aanmaken niet meer wijzigen.
Bepaal of hij ingeschakeld is. Zet Ingeschakeld aan als je wilt dat jouw
versie daadwerkelijk verstuurd wordt. Laat hem uit zolang je nog aan het opstellen bent —
dan blijft de standaardtekst gelden.
Vul zo nodig de ontvangers in. Laat Ontvanger overschrijven leeg om
naar de standaardontvanger te sturen: de klant, of bij een beheerdersmelding het vaste
order-adres. Vul alleen een adres in als je bewust wilt afwijken. Bij CC E-mailadressen en
BCC E-mailadressen voeg je adressen toe die een kopie of blinde kopie krijgen; dat mogen er
meerdere zijn.
Afbeelding 1 — Het blok E-mailconfiguratie: het e-mailtype, de schakelaar Ingeschakeld en de velden voor afwijkende ontvangers.
Vul de inhoud per taal in. Onderaan staan tabbladen voor Nederlands,
English en Deutsch. Per taal vul je het Onderwerp in (maximaal 255 tekens) en de
E-mail inhoud in de tekstverwerker. Je kunt opmaken met vet, cursief, onderstrepen,
doorhalen, opsommingen met bolletjes of nummers, en links.
Voeg variabelen toe. Gebruik variabelen zoals {{customer_first_name}}
om automatisch persoonlijke gegevens in te vullen. In het formulier zit een uitklapbaar blok
Beschikbare variabelen dat precies toont wat bij het gekozen type hoort.
Sla op. Staat de template op ingeschakeld, dan gebruikt de webshop jouw versie
vanaf de eerstvolgende e-mail van dit type.
Afbeelding 2 — Het blok E-mail inhoud met een tabblad per taal, en daaronder het uitklapbare blok Beschikbare variabelen.
Variabelen
Variabelen zijn plekhouders die bij het versturen automatisch worden vervangen door echte
gegevens. Zo hoef je niet voor elke klant een aparte e-mail te schrijven.
Belangrijk
Schrijf een variabele altijd tussen dubbele accolades en neem de naam exact over: kleine
letters, met liggende streepjes. Een typefout wordt niet herkend en blijft letterlijk in de
e-mail staan die je klant ontvangt.
Een onderwerp als Bedankt voor je bestelling #{{order_number}} - {{company_name}}
wordt bij verzending bijvoorbeeld Bedankt voor je bestelling #1057 - Jouw Webshop.
Bestelgegevens
Variabele
Wat er komt te staan
{{order_number}}
Bestelnummer
{{order_id}}
Intern bestel-ID
{{invoice_number}}
Factuurnummer
{{proforma_number}}
Proforma-nummer
{{order_status}}
Status van de bestelling
{{order_date}}
Besteldatum (dd-mm-jjjj)
{{order_date_time}}
Besteldatum met tijd
Klantgegevens
Variabele
Wat er komt te staan
{{customer_name}}
Volledige naam
{{customer_first_name}}
Voornaam
{{customer_last_name}}
Achternaam
{{customer_email}}
E-mailadres
{{customer_phone}}
Telefoonnummer
Factuuradres
Variabele
Wat er komt te staan
{{billing_first_name}} / {{billing_last_name}}
Voor- en achternaam
{{billing_company}}
Bedrijfsnaam
{{billing_address}} / {{billing_address_2}}
Straat en huisnummer / tweede adresregel
{{billing_postcode}} / {{billing_city}}
Postcode / plaats
{{billing_country}}
Land
Verzendadres
Variabele
Wat er komt te staan
{{shipping_first_name}} / {{shipping_last_name}}
Voor- en achternaam
{{shipping_company}}
Bedrijfsnaam
{{shipping_address}} / {{shipping_address_2}}
Straat en huisnummer / tweede adresregel
{{shipping_postcode}} / {{shipping_city}}
Postcode / plaats
{{shipping_country}}
Land
Bedragen
Bedragen komen automatisch met een euroteken en twee decimalen in de e-mail te staan.
Variabele
Wat er komt te staan
{{order_total}}
Totaalbedrag
{{order_subtotal}}
Subtotaal exclusief btw
{{order_tax}}
Btw-bedrag
{{order_shipping}}
Verzendkosten
{{order_discount}}
Korting
Betaling en verzending
Variabele
Wat er komt te staan
{{payment_method}}
Betaalmethode, bijvoorbeeld iDEAL
{{shipping_method}}
Verzendmethode
{{track_trace}}
Track & trace-code; blijft leeg als die er niet is
{{tracking_url}}
Volledige track & trace-link
Herroepingsgegevens
Variabele
Wat er komt te staan
{{withdrawal_number}}
Herroepingsnummer
{{withdrawal_date}}
Datum en tijd van de herroeping
{{withdrawal_items}}
De herroepen producten met aantallen
{{withdrawal_reason}}
De reden van de klant, of bij een afwijzing jouw reden
Algemeen en links
Variabele
Wat er komt te staan
{{company_name}}
Bedrijfsnaam van de webshop
{{site_url}}
Adres van de webshop
{{order_link}} / {{order_key}}
Betaallink voor de bestelling, bij "Betaling in behandeling"
{{offer_link}}
Link naar de offerte, bij "Offerte aanbieding"
{{is_paid}}
Betaald ja of nee; alleen in beheerdersmeldingen
{{credit_note_number}}
Creditnotanummer, bij "Credit nota"
Welke variabelen per e-mailsoort
Niet elke variabele is bij elke e-mail beschikbaar. Een offerte-e-mail kent bijvoorbeeld geen
verzendmethode, en alleen betaalgerelateerde e-mails hebben een betaallink. Het uitklapblok
Beschikbare variabelen in het formulier toont automatisch alleen wat bij het gekozen
type mag. Ter naslag:
Beschikbare categorieën per e-mailsoort
E-mailsoort
Beschikbare categorieën
Bestelling in behandeling (klant)
Bestelgegevens, klantgegevens, factuuradres, verzendadres, bedragen, betaling en verzending, algemeen, herroepingsgegevens
Bestelling voltooid
Bestelgegevens, klantgegevens, factuuradres, verzendadres, bedragen, betaling en verzending, algemeen, herroepingsgegevens
Test op jezelf
Vul bij Ontvanger overschrijven tijdelijk je eigen adres in, plaats een testbestelling en
bekijk hoe de e-mail eruitziet. Zet daarna het veld weer leeg, zodat de e-mail weer naar de
klant gaat.
Vul alle drie de talen
Ontbreekt een taal, dan valt die taal terug op de standaardtekst. Je e-mail ziet er dan per taal
anders uit — en dat merk je pas als er een klant in die taal bestelt.
Neem variabelen exact over
Kopieer ze uit het uitklapblok in het formulier, dan kun je geen typefout maken. Gebruik alleen
variabelen die bij het type horen: een variabele die er niet bij hoort, blijft leeg.
Twijfel je? Zet hem even uit
Zolang Ingeschakeld uit staat, gebruikt de webshop de standaardtekst. Zet hem pas aan als je
tevreden bent over onderwerp en inhoud.
Houd de opmaak eenvoudig
De tekstverwerker biedt bewust alleen basisopmaak: vet, cursief, lijsten en links. Dat houdt je
e-mails leesbaar in elk mailprogramma.
Kort samengevat: CMS → E-mailsjablonen → kies de e-mailsoort → vul onderwerp
en inhoud per taal in → gebruik variabelen voor persoonlijke gegevens → zet op ingeschakeld →
opslaan.
